Cumplimiento

Código de conducta

Objetivo

El Código de Conducta de Brask Inc. (en adelante, el «Código») se basa en nuestra convicción de que todo lo que hacemos se evaluará según los más altos estándares posibles de conducta empresarial ética. Nuestro compromiso con estos altos estándares nos ayuda a contratar a personas excelentes, crear productos de calidad y atraer a clientes leales.

¿Quiénes deben cumplir con el Código?

Esperamos que todos los empleados conozcan y cumplan con el Código. El incumplimiento de este puede dar lugar a medidas disciplinarias, que pueden llegar incluso a la rescisión del contrato de trabajo. También esperamos que nuestros contratistas, consultores y otras personas que puedan ser asignadas temporalmente para realizar trabajos o prestar servicios para Brask Inc. cumplan con el Código cuando trabajen con nosotros. El incumplimiento del Código por parte de un contratista, consultor u otro proveedor de servicios de Brask Inc. puede dar lugar a la rescisión de su relación con Brask Inc.

¿A quién puedo consultar sobre el Código?

Si tienes alguna pregunta o inquietud sobre el Código, toma la iniciativa y comunícate con tu jefe. También puedes enviar una pregunta o plantear una inquietud relacionada con una presunta violación de nuestro Código (o de cualquier otra política de Brask Inc.) a tu jefe.

Sin represalias

Brask Inc. prohíbe las represalias contra cualquier persona que denuncie o participe en una investigación sobre una posible violación de nuestro Código, nuestras políticas o la ley. Si crees que eres objeto de represalias dentro de Brask Inc., comunícate con un miembro de la alta dirección.

Código de conducta

Como empleado de Brask Inc., se espera que seas honesto, actúes de manera ética y demuestres integridad en todas las situaciones. Tienes la obligación de seguir las políticas y los procedimientos que se detallan en este Código de Conducta, así como aquellos específicos de tu puesto de trabajo. También debes cumplir con todas las leyes que se aplican a nuestra empresa. La mayoría de las veces, el sentido común y el buen juicio son excelentes pautas a seguir. Si no estás seguro de cuál es la forma correcta de actuar, consulta con alguien del equipo directivo.

Antes de actuar, pregúntate:

• ¿Es esto lo correcto?
• ¿Es legal?
• ¿Tengo la autoridad para actuar?
• ¿La acción cumple con el Código de Conducta y con las políticas y procedimientos?
• Si esta acción se hiciera pública, ¿cómo se vería en los medios de comunicación?
• ¿Me molestaría o me daría vergüenza si otras personas se enteraran de esta acción?

Si tu respuesta a cualquiera de estas preguntas te genera dudas, habla con tu supervisor, con cualquier miembro de la gerencia o con el responsable de cumplimiento de Brask Inc. Si eres supervisor o gerente, tienes la responsabilidad de conocer las normas y revisar el Código de Conducta con las personas que están bajo tu mando para asegurarte de que estén familiarizadas con su contenido. También tienes la responsabilidad de prevenir las infracciones al Código, así como de detectar las infracciones que puedan ocurrir y reportarlas de manera adecuada.

Se espera que:

• Lidera con integridad.
• Anima a los empleados a hacer preguntas y a ampliar sus conocimientos sobre las normas.
• Demuestra integridad actuando con rapidez y eficacia cuando sea necesario.
• Capacitar a los empleados sobre las políticas de cumplimiento específicas de sus responsabilidades laborales.

Entorno laboral de calidad

Estamos comprometidos con un ambiente de trabajo solidario, en el que nuestros empleados tengan la oportunidad de alcanzar su máximo potencial. Se espera que los miembros de nuestro equipo de Brask Inc hagan todo lo posible por crear una cultura laboral libre de acoso, intimidación, prejuicios y discriminación ilegal. Por favor, lee el Manual del Empleado para obtener más detalles sobre cómo debemos comportarnos en el trabajo.

Igualdad de oportunidades en el empleo

El empleo en Brask Inc se basa exclusivamente en el mérito individual y en las calificaciones directamente relacionadas con la competencia profesional. Prohibimos estrictamente la discriminación o el acoso ilegales por motivos de raza, color, religión, condición de veterano, origen nacional, ascendencia, estado de embarazo, sexo, identidad o expresión de género, edad, estado civil, discapacidad mental o física, afección médica, orientación sexual o cualquier otra característica protegida por la ley. Además, realizamos adaptaciones razonables para cumplir con nuestras obligaciones en virtud de las leyes que protegen los derechos de las personas con discapacidad.

Acoso, discriminación e intimidación

Brask Inc prohíbe estrictamente la discriminación, el acoso y la intimidación en cualquier forma: verbal, física o visual. Si crees que has sido víctima de intimidación o acoso por parte de alguien de Brask Inc, o de cualquier persona relacionada con Brask Inc (como un socio o proveedor), por favor reporta el incidente de inmediato a tu jefe o al equipo de Recursos Humanos. El equipo de Recursos Humanos investigará de manera rápida y exhaustiva cualquier queja y tomará las medidas adecuadas.

Drogas y alcohol

El abuso de sustancias es incompatible con la salud y la seguridad de nuestros empleados, y no lo permitimos. Se permite el consumo de alcohol en nuestra oficina en ocasiones especiales, pero les pedimos a todos que actúen con buen juicio y nunca beban de manera que: (i) afecte su desempeño o provoque un comportamiento inapropiado, (ii) ponga en peligro la seguridad de los demás, o (iii) infrinja la ley. Las drogas ilegales en nuestras oficinas o en eventos relacionados con el trabajo están estrictamente prohibidas.

Evita los conflictos de intereses

Como empleados de Brask Inc., debemos evitar los conflictos de intereses y las circunstancias que, razonablemente, puedan dar la impresión de que existe un conflicto de intereses, especialmente si ello generara un incentivo para ti o diera la impresión de que existe un incentivo para ti (ya sea de manera directa o indirecta).

A continuación se presenta una lista de las áreas en las que suelen surgir conflictos de interés:

• Inversiones personales (por ejemplo, con la competencia)
• Empleos externos, funciones de asesoría y cargos en juntas directivas
• Oportunidades de negocio que surgieron gracias a tu trabajo en Brask Inc.
• Invenciones influenciadas por tu trabajo en Brask Inc.
• Oportunidades de negocio en las que participan amigos y familiares
• Aceptación de regalos, invitaciones y otras atenciones de negocios

Si no estás seguro de si existe un conflicto de intereses, ponte en contacto con los equipos de Cultura y Operaciones o con el equipo legal para analizarlo.

Mantener la confidencialidad

A lo largo de su ciclo de vida, toda la información no pública que Brask Inc. procese, transmita y/o almacene debe protegerse de manera que sea coherente con nuestros requisitos contractuales y legales, y que sea razonable y adecuada para el nivel de sensibilidad, valor y riesgo asociado a dicha información no pública (consulte la Política de clasificación de datos). La información que contenga elementos de datos de múltiples clasificaciones debe protegerse al nivel más alto de la información representada. Por ejemplo, un documento que contenga información no pública e información pública debe tratarse como información no pública.

La información no pública debe protegerse contra su divulgación, modificación y acceso por parte de personas no autorizadas. Por lo tanto, la información debe:

• Protegidos en reposo; y
• Protegido durante el transporte; y
• Se destruyeron de manera segura, de acuerdo con las políticas y procedimientos de retención de registros.

Seguridad de la información

Eres responsable de utilizar adecuadamente los recursos informáticos de Brask Inc —especialmente en lo que respecta a la seguridad de la información— y debes conocer a fondo las políticas y procedimientos de seguridad de la información de Brask Inc.

Estas medidas pueden ser de gran ayuda para prevenir el acceso no autorizado:

• Nunca compartas tu información de inicio de sesión.
• Bloquea tu computadora cuando te alejes.
• Cierra sesión en tu computadora cuando te vayas al terminar la jornada laboral.
• Elimina de tu estación de trabajo, del bote de basura, de las impresoras y de las máquinas de fax cualquier información confidencial, como datos de identificación personal (PII) o información confidencial de la empresa.

Proteger los activos de Brask Inc.

Propiedad intelectual

Los derechos de propiedad intelectual de Brask Inc. (por ejemplo, patentes, marcas registradas, derechos de autor, secretos comerciales y «know-how») son activos valiosos. Su uso no autorizado puede provocar su pérdida o una grave merma de su valor. Debes cumplir con todas las leyes de propiedad intelectual, incluidas las que rigen el uso legítimo de los derechos de autor y las marcas registradas. Nunca debes utilizar las marcas registradas de Brask Inc ni otra información o propiedad protegida para ninguna iniciativa empresarial o comercial sin la autorización previa del equipo de Marketing. Informa cualquier sospecha de uso indebido de marcas registradas u otra propiedad intelectual de Brask Inc al equipo Legal o al de Cultura y Operaciones.

Del mismo modo, respeta los derechos de propiedad intelectual de terceros. El uso inadecuado de la propiedad intelectual de terceros puede exponer tanto a Brask Inc. como a ti a multas y sanciones penales y civiles. Busca asesoramiento del equipo legal antes de solicitar, aceptar o utilizar información confidencial de personas ajenas a la empresa, o de permitirles acceder a información confidencial de Brask Inc. También debes consultar con el equipo legal si estás desarrollando una función de producto que utilice contenido que no pertenezca a Brask Inc.

Equipo de la empresa

Brask Inc. nos proporciona las herramientas y el equipo que necesitamos para realizar nuestro trabajo de manera eficaz, pero cuenta con que seamos responsables y no malgastemos los recursos. ¿No estás seguro de si está bien usar los bienes de la empresa para fines personales? Pregúntale a tu jefe.

La red

La red, el software y el hardware informático de Brask Inc. constituyen un aspecto fundamental de los activos físicos y la propiedad intelectual de nuestra empresa. Cumple con esmero todas las políticas de seguridad. Si tienes alguna razón para creer que se ha violado la seguridad de nuestra red —por ejemplo, si pierdes tu computadora portátil o crees que tu contraseña de red podría haber sido comprometida—, informa de inmediato del incidente a tu jefe.

Seguridad física

Las personas malintencionadas podrían robar los activos de la empresa. Asegúrate siempre de proteger tu computadora portátil, el equipo importante y tus pertenencias personales, incluso cuando te encuentres en las instalaciones de la empresa. Informa de inmediato a tu jefe sobre cualquier actividad sospechosa.

Garantizar la integridad y la responsabilidad financieras

La integridad financiera y la responsabilidad fiscal son aspectos fundamentales de la profesionalidad corporativa. Cada persona en Brask Inc tiene un papel que desempeñar para garantizar que el dinero se gaste adecuadamente, que nuestros registros financieros estén completos y sean precisos, y que se respeten los controles internos. Esto se aplica cada vez que contratamos a un nuevo proveedor, registramos un gasto a cargo de Brask Inc o firmamos un nuevo contrato comercial.

Es importante que también conservemos los registros durante un tiempo adecuado. La Política de retención de datos de Brask Inc. sugiere períodos mínimos de retención para ciertos tipos de registros. Estas pautas ayudan a tener en cuenta los requisitos legales aplicables, las normas contables y otros requisitos externos. En ocasiones, las obligaciones contractuales pueden especificar períodos de retención más largos para ciertos tipos de registros. Además, si el equipo legal te solicita que conserves registros relacionados con un litigio, una auditoría o una investigación, hazlo hasta que el equipo legal te indique que ya no es necesario conservarlos. Si tienes alguna duda sobre el período adecuado para conservar un registro, comunícate con los equipos de Cumplimiento o Legal.

Respeta la ley

Brask Inc. se toma muy en serio su responsabilidad de cumplir con la ley. Se espera que todos los empleados cumplan con los requisitos y restricciones legales aplicables. Debes conocer las leyes y regulaciones que se aplican a tu trabajo. Si tienes alguna duda, ponte en contacto con los equipos de Cumplimiento o de Asuntos Legales.

Cumplimiento de las políticas

Medición del cumplimiento

El equipo de Cultura y Operaciones verificará el cumplimiento de este Código mediante diversos métodos (por ejemplo, revisiones periódicas por parte de los gerentes, informes de herramientas, auditorías internas y externas, y comentarios de los empleados).

Excepciones

Cualquier excepción a este Código debe ser aprobada por escrito por el equipo de Cultura y Operaciones.

Incumplimiento

Cualquier empleado que infrinja este Código podrá ser objeto de medidas disciplinarias, que pueden llegar incluso al despido, además de incurrir en responsabilidad civil y penal.

Tu confirmación anual del Código de Conducta

Una vez al año, como condición para tu empleo, debes confirmar que has recibido el Código de Conducta y que comprendes sus normas. Los nuevos empleados firmarán un documento de confirmación al incorporarse a la empresa. Básicamente, tu confirmación anual confirma que:

• Ya has revisado el Código de Conducta y tienes la obligación de cumplirlo; cumplirás con las políticas y procedimientos de cumplimiento, así como con las políticas y procedimientos relacionados con tus responsabilidades laborales;
• Deberá informar cualquier duda o inquietud sobre infracciones presuntas o reales del Código a su supervisor, a cualquier miembro de la gerencia o al responsable de cumplimiento de Brask Inc.,
• Según su leal saber y entender, no ha actuado en contra del Código de Conducta
• Has informado de cualquier posible conflicto de intereses al Departamento de Cultura y Operaciones.

Aplicación

Cualquier miembro del personal de Brask Inc. que incumpla esta política podrá ser objeto de medidas disciplinarias, que pueden llegar incluso a la rescisión del contrato de trabajo. A cualquier empresa asociada externa que incumpla esta política se le podrá suspender su conexión a la red.